四、以类为先、兼顾其他
在实践过程中，还经常会出现这种情况，就是有些单位，其文件数量少而文件内容多，并且同时又有不同的保管期限。如果按分类的理论，首先就必须进行大类划分、然后在各大类之下根据文件特征组合案卷，这时，类内文件必然很少，甚至组成一个案卷都很难，如果先照顾保管期限，那么，卷内文件内容必然很杂，如：
例3：
×××局关于一九九七年度目标责任制工作、人员任免、×××问题的总结、通知(永久) (卷1)
×××局关于一九九七年半年度目标责任制工作、人员任免、×××问题的总结、通知(长期) (卷2）
×××局关于一九九七年三月份目标责任制工作、人员安排、×××问题的总结、通知(短期) (卷3)
这种案卷，从正确划分保管期限、便于日后档案管理方面看无疑是正确的，但从利用的角度来说，达不到快速检索文件的目的。我们知道，评价利用工作好坏的三个标准：一快、二准、三全，从上面的案卷中，利用者如果想查找有关某局某年目标责任制工作贯彻落实情况的文件或人员任免文件时，提供利用的人员只能是把所有案卷调取出来，才能保证检索到利用者所需档案，同时也容易割断一组文件之间的必然联系性。立卷后，如果要查找某一份或某一方面文件，还要查看所有的案卷，我认为没有真正达到立卷的目的，甚至可以说与立卷目的背道而驰。对于这种实际情况，立卷时还严格区分保管期限已无意义。如：把一单位有关人员任免、奖惩的文件严格按保管期限表的规定，分为永久、长期或短期是不实际的。因为日后利用者查询档案，一般就说查×××任免文件，不会说属于永久、长期或短期的人员任免文件，档案馆提供利用人员一般也很难一下子判定×××任免的文件是属永久、长期或短期，特别对时间久远的档案，更难判定。他只能判定×××任免文件属于机构、人事任免类的案卷。因此，从便于提供利用的角度，合适的做法应当进行简单的分类，把同一类或相近的两、三个类的全部文件组合成一卷，即使个别文件保管期限短，但也只能采取就高不就低的原则，保证同类文件不分散，在利于检索、利用的快、准、全的情况下，才适当照顾其他特征。否则，将失去立卷的意义。
所以说，分类是整个立卷工作的核心，是立卷成败的关键。只有明确发类为先，组卷在后的指导思想，正确处理好分类与组卷方法的具体运用，这样，案卷的质量才能经得起提供利用工作的考验。
2007-02-25 文章来自《中国免费论文网》秘书文秘论文频道 http://lunwen.52xoyo.com相关栏目: - 旅游管理 - 行政管理 - 市场营销 - 人力资源管理 - 财务管理论文 - 成本管理论文 - 档案管理 - 管理学论文
